在數(shù)字化浪潮不斷推進的今天，檔案已不再只是“存放起來”的資料，而是承載歷史記憶、支撐業(yè)務決策、服務社會治理的重要信息資產(chǎn)。如何在長期保存的同時，保障檔案安全、完整、可用，成為檔案管理工作的核心課題。檔案“十防”管理體系，正是提升檔案長期保存能力和利用價值的關鍵抓手。

一、什么是檔案“十防”管理？

檔案十防，是指圍繞檔案安全與保存質(zhì)量，重點防范以下風險：防火、防水、防潮、防塵、防光、防蟲、防鼠、防霉、防盜、防破壞，這十項防護措施覆蓋了檔案在物理環(huán)境、安全管理和使用過程中的主要風險，是實現(xiàn)檔案安全管理的基礎框架。

二、傳統(tǒng)十防管理面臨的局限

在傳統(tǒng)管理模式下，檔案十防主要依賴人工巡檢和經(jīng)驗判斷，存在明顯不足：

被動防護為主

多數(shù)問題發(fā)現(xiàn)時已造成檔案損害，難以及時干預。

環(huán)境數(shù)據(jù)不可視

溫濕度、空氣質(zhì)量等關鍵指標無法實時監(jiān)測，管理缺乏依據(jù)。

管理分散、效率低

多系統(tǒng)獨立運行，難以形成統(tǒng)一管理與聯(lián)動響應。

檔案利用受限

為了“安全”，限制查閱，反而降低了檔案的實際價值。

三、數(shù)字化十防管理帶來的核心提升

隨著物聯(lián)網(wǎng)、智能監(jiān)控、數(shù)據(jù)分析等技術的應用，檔案十防管理正由“經(jīng)驗型”向“智能型”轉(zhuǎn)變。

1. 實現(xiàn)檔案環(huán)境的精細化管控

通過部署溫濕度傳感器、水浸探測器、煙感、氣體監(jiān)測等設備，實現(xiàn)：

檔案庫房環(huán)境 24小時實時監(jiān)測

數(shù)據(jù)超限自動預警

環(huán)境異?？焖俣ㄎ?/p>

讓檔案始終處于最適宜的保存環(huán)境中。

2. 從事后補救轉(zhuǎn)向事前預防

數(shù)字化十防管理強調(diào)“防患于未然”：

濕度異常提前調(diào)節(jié)除濕設備

溫度波動聯(lián)動空調(diào)系統(tǒng)

水浸、火災第一時間報警并聯(lián)動處置

有效避免不可逆的檔案損毀風險。

3. 強化檔案安全與防盜能力

通過門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控、權限管理等手段：

精確控制人員進出

全流程記錄操作行為

防止非法查閱和人為破壞

在保障安全的同時，實現(xiàn)規(guī)范化管理。

4. 提升檔案長期保存質(zhì)量

穩(wěn)定、可控的保存環(huán)境可顯著：

延長紙質(zhì)檔案壽命

降低霉變、蟲蛀、老化風險

減少修復與重復整理成本

真正實現(xiàn)檔案“可長期、安全保存”。

四、十防管理如何提升檔案利用價值？

檔案管理的最終目標，不只是“保得住”，更要“用得好”。

1. 為檔案開放利用提供安全保障

在十防體系支撐下，管理人員可放心推進：

檔案數(shù)字化

在線查閱

遠程調(diào)閱

在安全可控前提下提升檔案使用頻率。

2. 數(shù)據(jù)驅(qū)動管理決策

通過長期積累的環(huán)境與運行數(shù)據(jù)：

分析庫房環(huán)境變化趨勢

優(yōu)化設備配置與運維策略

科學規(guī)劃檔案保存與遷移方案

讓檔案管理從“經(jīng)驗決策”走向“數(shù)據(jù)決策”。

3. 支撐智慧檔案庫房建設

數(shù)字化十防是智慧檔案庫房的重要基礎，可與：

RFID檔案管理

檔案管理系統(tǒng)

能源管理系統(tǒng)

深度融合，構建高效、安全、智能的一體化檔案管理體系。

在數(shù)字化時代，檔案十防管理已不再是簡單的“防護措施集合”，而是融合技術、管理與服務的綜合體系。通過智能化、系統(tǒng)化的十防管理建設，企業(yè)和機構不僅能有效保障檔案長期安全保存，更能釋放檔案數(shù)據(jù)價值，提升檔案服務能力和社會效益。

讓檔案“存得久、管得好、用得活”，正是檔案十防管理在新時代的核心價值所在。http://www.chinaeconet.com/