文章來源：南大智星

文章標(biāo)簽：【智慧檔案庫房】【智慧庫房管理系統(tǒng)】【檔案庫房智能化】【RFID檔案管理系統(tǒng)】【檔案庫房環(huán)境監(jiān)控】【檔案庫房監(jiān)控系統(tǒng)】【學(xué)校機(jī)房監(jiān)控】【高校機(jī)房監(jiān)控】

中國共產(chǎn)黨第十九屆中央委員會第五次全體會議審議通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》簡稱十四五規(guī)劃明確對未來我國眾多產(chǎn)業(yè)發(fā)展提出了更高要求，其中，具體高校檔案事業(yè)如何適應(yīng)國家工作建設(shè)新要求？未來高校檔案管理變革方向又在哪里？讓我們一探究竟。

一、中國高校檔案管理變革新趨勢

在我國信息化大數(shù)據(jù)高速發(fā)展、各級各類檔案機(jī)構(gòu)快速改革的新背景、新形式下，高校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程進(jìn)一步加快。高校檔案管理工作也要隨時代趨勢而轉(zhuǎn)變管理思想與方式，這樣才能在面對內(nèi)容更加豐富、需求更加多樣的檔案管理工作上，不斷提升效率并獲得可持續(xù)發(fā)展的創(chuàng)新管理能力。

在“十三五”期間，“四個全面”戰(zhàn)略布局、國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的推進(jìn)，深刻影響檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式，國家大力倡導(dǎo)檔案利用便捷化、檔案安全高效化以及檔案管理信息化。

相比“十三五”重點(diǎn)提出的的高校檔案信息化變革，“十四五規(guī)劃”下對高校檔案管理提出了更進(jìn)一步的“智能化“的全新變革要求。在《十四五規(guī)劃》第12條中指出要推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等同各產(chǎn)業(yè)深度融合，”人工智能“是互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)發(fā)展到一定階段之后必然的進(jìn)一步發(fā)展趨勢。高校檔案主要是產(chǎn)生于教學(xué)、科研、學(xué)生管理等大量的檔案信息，運(yùn)用人工智能技術(shù)不僅可以加快高校檔案信息化的步伐，還可以通過智能化的利用更好體現(xiàn)這些檔案的價值和學(xué)校檔案部門的貢獻(xiàn)。

二、智能化要求下，高校檔案工作變革新思考

1. 掌握檔案資源主動權(quán)

目前，各高校檔案館檔案收集的模式基本是，高校各檔案形成單位根據(jù)歸檔要求，對需要?dú)w檔的材料進(jìn)行收集、錄入檔案管理系統(tǒng)、上傳相關(guān)材料的電子版，最后將歸檔材料移交至學(xué)校檔案部門進(jìn)行保管。在這個環(huán)節(jié)，如果僅依靠人工的數(shù)據(jù)信息搜集，不僅難以保障信息的準(zhǔn)確性，還大大增加了管理工作的難度。

智能化要求下，高校檔案部門要掌握檔案資源的主動獲取，就要做好以下幾點(diǎn)：

（1） 做好管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接工作，比如OA對接，減少檔案信息二道手；

（2） 做好檔案著錄自動化工作，利用人工智能技術(shù)根據(jù)檔案的內(nèi)容和信息，自動完成檔案著錄，讓檔案工作者從繁瑣的行政管理工作中解脫出來；

（3） 做好檔案質(zhì)量檢測工作，利用人工智能技術(shù)對人工著錄信息進(jìn)行檢測比對，保障信息準(zhǔn)確性；

2. 安全保存檔案資源

近年來，在國家建設(shè)數(shù)字檔案館政策下，各高校都在大力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案數(shù)字化資源占比逐漸提高，但是由于一些高校檔案管理部門投入有限，未配備信息化管理平臺或管理平臺落后，經(jīng)常會造成電子檔案存儲丟失、實(shí)物檔案與電子檔案不相符的情況發(fā)生。

智能化要求下，高校檔案部門要安全保存檔案資源，就要做好以下幾點(diǎn)：

（1） 管理系統(tǒng)要定期自動化備份數(shù)據(jù)，并對存儲狀態(tài)自動監(jiān)控，避免存儲空間不足等問題造成電子檔案缺失；

（2） 對接RFID庫房管理系統(tǒng)，簡化實(shí)物檔案利用流程，提高檔案利用效率；

3. 高校檔案管理手段多樣化

在數(shù)據(jù)信息日益繁多、種類逐漸豐富的今天，高校檔案管理工作在規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，更要信息化、多樣化、靈活化管理。

智能化要求下，高校檔案部門管理手段多樣化，就要做好以下幾點(diǎn)：

（1） 面對多種格式類型的檔案，要支持多種格式的轉(zhuǎn)換和保存；

（2） 業(yè)務(wù)管理流程多樣化，要根據(jù)實(shí)際情況自定義業(yè)務(wù)流程及自定義工具，滿足多樣化業(yè)務(wù)場景需要；

4. 高校檔案工作切勿“重藏輕用”

隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)號召，高校檔案管理工作已經(jīng)從“重藏輕用”轉(zhuǎn)變?yōu)榱恕安赜貌⒅亍薄o論是大數(shù)據(jù)還是傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)最大的價值都是在分析和應(yīng)用，創(chuàng)造新價值。高校檔案事業(yè)如何充分挖掘利用檔案信息資源，發(fā)揮其為校管檔、為校守史、為校服務(wù)的基本功能，是未來高校檔案工作全新目標(biāo)。

智能化要求下，高校檔案部門更好利用檔案，就要做好以下幾點(diǎn)：

（1） 查找是一切利用的基礎(chǔ)，要充分利用人工智能技術(shù)在查找搜索上節(jié)省更多時間；

（2） 編研工作要智能，利用人工智能技術(shù)自動結(jié)合命名實(shí)體識別和關(guān)系抽取技術(shù)，自動形成關(guān)系圖譜輔助編研，減少工作量的同時保證完整性；

（3） 避免敏感內(nèi)容，要利用人工智能技術(shù)對敏感事件或人物，自動提醒；

（4） 利用人工智能技術(shù)形成檔案數(shù)據(jù)報表，數(shù)據(jù)可視化；

總之，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)正確認(rèn)識并緊跟當(dāng)前時代背景下檔案工作的變革趨勢，更新知識，順勢而為，以《十四五規(guī)劃》為指導(dǎo)，加強(qiáng)人工智能與高校檔案工作的融合，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)充分挖掘檔案資源價值，推動高校檔案管理可持續(xù)發(fā)展，讓智慧檔案館早日成為現(xiàn)實(shí)。

深圳計通智能公司智慧庫房一體化管理平臺解決方案涵蓋RFID檔案管理系統(tǒng)、智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)等相關(guān)檔案庫房設(shè)備的管理和服務(wù)功能，全面滿足高校檔案庫房的建設(shè)需求，也適用于圖書館、博物館、展覽館等場所，最大程度為客戶提供更加智慧、更加智能的檔案管理。

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