高校檔案是學(xué)校教學(xué)、科研、管理和歷史傳承的重要載體，涵蓋人事檔案、學(xué)籍檔案、科研檔案、基建檔案等多種類(lèi)型，數(shù)量龐大、保存周期長(zhǎng)、管理要求高。在長(zhǎng)期保管過(guò)程中，檔案面臨自然環(huán)境、管理疏漏以及安全風(fēng)險(xiǎn)等多重挑戰(zhàn)。

在此背景下，“檔案十防管理” 作為檔案安全管理的核心理念，已成為高校檔案室建設(shè)和管理的重要依據(jù)。通過(guò)將傳統(tǒng)“十防”理念與現(xiàn)代信息技術(shù)深度融合，高校檔案管理正逐步實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)防護(hù)向主動(dòng)預(yù)警、從人工管理向智能管控的轉(zhuǎn)變。

一、什么是檔案“十防”管理？

檔案十防管理，是指圍繞檔案在保存、利用全過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，從多個(gè)維度建立系統(tǒng)化防護(hù)措施，通常包括：

防火

防水

防潮

防霉

防蟲(chóng)

防鼠

防盜

防光

防塵

防污染（防有害氣體）

這“十防”構(gòu)成了檔案安全管理的基本框架，是保障檔案實(shí)體安全與信息安全的基礎(chǔ)。

二、高校檔案室面臨的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

在實(shí)際運(yùn)行中，高校檔案室在落實(shí)“十防”管理時(shí)，普遍存在以下問(wèn)題：

檔案數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng)，人工巡檢難以及時(shí)覆蓋

庫(kù)房環(huán)境復(fù)雜，溫濕度變化大，受季節(jié)影響明顯

管理人員有限，日常維護(hù)依賴(lài)經(jīng)驗(yàn)判斷

安全事件不可預(yù)知，火災(zāi)、漏水等風(fēng)險(xiǎn)難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)

檔案利用頻繁，人為操作帶來(lái)安全隱患

因此，僅依靠傳統(tǒng)人工管理方式，已難以滿足高校檔案安全與高效利用的雙重要求。

三、檔案十防管理在高校檔案室中的具體應(yīng)用

1. 防火：構(gòu)建多級(jí)預(yù)警與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

高校檔案室通過(guò)部署煙霧探測(cè)器、溫度傳感器、消防報(bào)警系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)火災(zāi)隱患的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。

當(dāng)出現(xiàn)異常時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)告警，并聯(lián)動(dòng)切斷電源、啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，最大限度降低損失。

2. 防水：提前發(fā)現(xiàn)漏水隱患

通過(guò)在檔案庫(kù)房地面、管道附近部署水浸傳感器，

一旦出現(xiàn)滲水或漏水，系統(tǒng)可第一時(shí)間報(bào)警，避免檔案被水浸泡造成不可逆損壞。

3. 防潮、防霉：智能調(diào)控存儲(chǔ)環(huán)境

高校檔案室通常對(duì)溫濕度要求嚴(yán)格。

通過(guò)溫濕度實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與空調(diào)、除濕機(jī)聯(lián)動(dòng)控制，

系統(tǒng)可自動(dòng)將環(huán)境維持在檔案適宜保存區(qū)間，從源頭抑制霉變風(fēng)險(xiǎn)。

4. 防蟲(chóng)、防鼠：環(huán)境與行為雙重防護(hù)

通過(guò)保持庫(kù)房環(huán)境穩(wěn)定、清潔，并結(jié)合門(mén)禁管理和巡檢記錄，

有效減少蟲(chóng)害和鼠害發(fā)生的可能性，保障紙質(zhì)檔案的完整性。

5. 防盜：強(qiáng)化人員與檔案雙重管控

高校檔案室通常采用門(mén)禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控與檔案借閱管理聯(lián)動(dòng)：

未授權(quán)人員無(wú)法進(jìn)入庫(kù)房

檔案出入庫(kù)全程留痕

異常操作可追溯

有效防止檔案丟失、私自調(diào)取等問(wèn)題。

6. 防光、防塵、防污染：延長(zhǎng)檔案壽命

通過(guò)控制照明時(shí)間、采用低照度燈具、密閉存儲(chǔ)設(shè)備，并實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)空氣質(zhì)量，

減少光照、灰塵和有害氣體對(duì)檔案材料的長(zhǎng)期侵蝕。

四、檔案十防管理的實(shí)施成效分析

在高校檔案室中系統(tǒng)性實(shí)施檔案十防管理后，通常會(huì)取得以下顯著成效：

1. 檔案安全水平顯著提升

多重防護(hù)措施疊加，使檔案受損、丟失、污染的風(fēng)險(xiǎn)大幅降低，

檔案實(shí)體安全和信息安全得到雙重保障。

2. 管理方式由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)

通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與預(yù)警機(jī)制，

管理人員可在問(wèn)題發(fā)生前介入處理，實(shí)現(xiàn)預(yù)防式管理。

3. 運(yùn)維效率明顯提高

減少人工巡檢頻次，

系統(tǒng)自動(dòng)記錄環(huán)境數(shù)據(jù)與事件日志，

管理人員從“重復(fù)勞動(dòng)”中解放出來(lái)，專(zhuān)注于檔案利用與服務(wù)。

4. 檔案利用體驗(yàn)持續(xù)優(yōu)化

檔案保存環(huán)境穩(wěn)定、狀態(tài)清晰，

為檔案查詢、調(diào)閱、利用提供可靠保障，

提升師生與管理部門(mén)的整體使用體驗(yàn)。

5. 管理規(guī)范化、制度化

檔案十防管理將安全要求制度化、流程化，

有助于高校通過(guò)檔案評(píng)估、審計(jì)與規(guī)范化建設(shè)檢查。

五、從“十防”到“智慧十防”的發(fā)展趨勢(shì)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理正從傳統(tǒng)“十防”邁向“智慧十防”：

從人工巡檢 → 智能感知

從事后處理 → 實(shí)時(shí)預(yù)警

從單點(diǎn)防護(hù) → 系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)

從經(jīng)驗(yàn)管理 → 數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)

通過(guò)引入物聯(lián)網(wǎng)、智能監(jiān)控、數(shù)字化管理平臺(tái)，高校檔案室可以構(gòu)建更加安全、高效、可持續(xù)的檔案管理體系。

檔案十防管理是高校檔案安全工作的“基本盤(pán)”，也是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。

在高校檔案數(shù)量不斷增長(zhǎng)、利用需求不斷提升的背景下，將檔案十防理念與現(xiàn)代技術(shù)深度融合，不僅能夠有效保障檔案安全，更能提升管理效率與服務(wù)水平，助力高校檔案工作向 規(guī)范化、智能化、精細(xì)化 方向持續(xù)發(fā)展。http://www.chinaeconet.com/